Phần mềm DMS là gì chắc hẳn không còn là vấn đề xa lạ đối với doanh nghiệp sản xuất – phân phối. Phần mềm này ra đời với sứ mệnh hỗ trợ những doanh nghiệp có thể tiếp cận với khách hàng tốt hơn. Vậy, các tính năng và lợi ích của hệ thống DMS là gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu về phần mềm này trong bài viết sau nhé!

DMS là gì?

Trước khi đi vào phân tích DMS là viết tắt của từ gì và hệ thống DMS là gì thì chúng ta nên biết sơ đồ của hệ thống phân phối sẽ bao gồm: công ty sản xuất (manufacturer), nhà phân phối (wholesale & distributor), đại lý (agent), điểm bán (retailer) và người tiêu dùng (consumer). Do đó, phần mềm DMS ra đời để đảm bảo hàng hóa có thể đến tay người dùng nhanh chóng và chính xác nhất. 

DMS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Distribution management system, thuật ngữ này được dùng để chỉ phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý hệ thống kênh phân phối. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, đến các kênh phân phối và điểm bán. Các hoạt động chủ yếu trên hệ thống DMS như: quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường, tự động hóa quy trình bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý công nợ,…

Hiện nay, phần mềm DMS thường có 2 phần chính là:

  • Hệ thống quản lý trung tâm: Bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng gửi về, xử lý, giám sát hoạt động của nhân viên bán hàng và cung cấp các báo cáo cần thiết.
  • App (ứng dụng): Có thể thiết đặt trên thiết bị di động để hỗ trợ nhân viên bán hàng ghi nhận đơn, xác định tuyến bán hàng (điểm phân phối) và thực hiện quy trình bán hàng hiệu quả.

Phần mềm DMS dùng cho các đối tượng nào?

Nếu Quý khách đã nắm được khái niệm DMS là gì thì chắc hẳn sẽ muốn biết phần mềm này phù hợp với doanh nghiệp mình hay không. 

Đối tượng áp dụng DMS chủ yếu là các doanh nghiệp sản xuất – phân phối với những đặc điểm sau đây:

  • Là doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất – phân phối hoặc nhà phân phối thực hiện bán hàng ngoài thị trường.
  • Doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công (giấy tờ, tiện ích không chuyên) để quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường.
  • Nhà sản xuất muốn điểm bán tham gia vào hệ thống Kênh phân phối và nhập hàng trực tiếp.
  • Các doanh nghiệp có mô hình phân phối phức tạp, cần hệ thống quản lý riêng, chuyên nghiệp.

Như đã tìm hiểu về DMS là gì, giải pháp quản lý hệ thống phân phối này có tính ứng dụng cao và có phạm vi áp dụng trong các lĩnh vực sau:

  • Tương thích với mọi quy mô doanh nghiệp như tập đoàn, doanh nghiệp nhỏ, vừa, lớn hay nhà phân phối.
  • Phù với mọi lĩnh vực như hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), dược phẩm, hóa mỹ phẩm, nội thất, điện tử – điện lạnh,…

Khi doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm DMS vào hệ thống phân phối của mình thì các bộ phận nhân sự sao đây sẽ có khả năng sử dụng:

  • Nhân viên bán hàng – Salesman.
  • Giám sát bán hàng – SS.
  • Quản lý cấp vùng\miền – RSM, ASM, TSM, NSM.
  • Giám đốc kinh doanh – CCO.
  • Kế toán bán hàng hoặc thủ kho – Sales Accountant.
  • Lãnh đạo công ty – Executive Board.

Tầm quan trọng của hệ thống DMS đối với doanh nghiệp Việt Nam

Trong những năm trước đây, hiện tượng đứt gãy chuỗi cung ứng diễn ra trước tác động của đại dịch Covid-19 đã khiến các doanh nghiệp sản xuất – phân phối gặp nhiều khó khăn. Tuy đã có nhiều cải thiện so với trước đây, song tình hình bất ổn của Nga và Ukraine lại khiến giá nguyên vật liệu tăng cao chưa từng có làm ảnh hưởng không ít đến ngành vận chuyển và sản xuất. 

Theo nhận định từ nhiều chuyên gia kinh tế, sự chuyển dịch công nghệ sẽ càng được đẩy mạnh vào năm 2022 và những năm tiếp theo để hạn chế tác động của vĩ mô đến lợi ích doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp sản xuất – phân phối có xu hướng áp dụng các phần mềm được thiết kế sẵn để hỗ trợ quá trình quản lý hệ thống phân phối của mình.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm DMS

Sau khi đã tìm hiểu về DMS là gì và những tính năng nổi bật thì lợi ích của việc sử dụng phần mềm DMS chắc hẳn là vấn đề được Quý khách quan tâm.

Hỗ trợ tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Lợi ích đầu tiên khi áp dụng giải pháp DMS vào hệ thống phân phối là Quý khách có thể tìm kiếm được lượng khách hàng tiềm năng tốt hơn nhờ tối ưu hóa những quy trình quản lý. Các báo cáo trực quan giúp doanh nghiệp có thể cái nhìn tổng quan về xu hướng hiện tại của khách hàng và xây dựng chiến lược phù hợp.

Tăng tỷ lệ chuyển đổi

Khi đi vào tìm hiểu sâu hơn về DMS là gì thì dễ dàng nhận thấy lợi ích thiết thực của phần mềm này dành cho doanh nghiệp. DMS hỗ trợ Quý khách thiết lập, áp dụng các trương trình khuyến mãi một cách “khôn ngoan”. Từ đó, tỷ lệ chuyển đổi, chỉ tiêu bán hàng được gia tăng nhờ hệ thống tự động hóa.

Tăng giao dịch/đơn hàng cho Doanh Nghiệp

Giải pháp DMS được tích hợp 2 ứng dụng chuyên biệt giúp Quý khách có thể gia tăng đơn hàng và tối ưu các quy trình hiện hành.

  • App sales: Giúp nhân viên bán hàng có thể theo dõi, hỗ trợ khách hàng khi viếng thăm địa điểm trưng bày. Ngoài ra, các hoạt động như: khuyến mãi tự động, tạo đơn hàng, hỗ trợ nghiên cứu thị trường,… cũng được thực hiện tại đây.
  • App manager: Dành riêng cho cấp quản lý để theo dõi tình hình thực hiện công việc của nhân viên bán hàng, đơn hàng, doanh số và tiến hành hỗ trợ (nếu cần thiết).

Tăng giá trị giao dịch/đơn hàng

Hầu hết các phần mềm DMS hiện nay đều cho phép doanh nghiệp thiết lập đa dạng chỉ tiêu bán hàng như: chỉ tiêu với mặt hàng trọng tâm, chỉ tiêu cho từng nhà phân phối, PG,… giúp gia tăng giá trị đơn hàng mỗi khi khách hàng viếng thăm điểm bán. 

Tăng Tối Đa Lợi Nhuận cho Doanh Nghiệp

Cuối cùng, lợi ích quan trọng nhất mà DMS mang lại cho Quý khách là khả năng tăng trưởng lợi nhuận. Phần mềm giúp Quý khách kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí phát sinh, thiết lập chương trình khuyến mãi phù hợp,… bằng các dữ liệu được thu thập từ trước một cách nhanh chóng và chính xác. Từ đó hoạt động kinh doanh được tối ưu hóa, góp phần tăng tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Qua bài viết về phần mềm DMS là gì, chúng ta có thể thấy được tổng quan đến chi tiết những tính năng nổi bật và lợi ích mà phần mềm này mang lại.